Privatlivspolitik

Copenhagen Closet ApS er dataansvarlig for den behandling, der er beskrevet i denne politik.

Politikken gælder for besøgende på copenhagencloset.dk, personer der ansøger om medlemskab, medlemmer, nyhedsbrevsmodtagere, ambassadører og personer, der kontakter os. Medlemskab tilbydes kun til personer, der er fyldt 18 år.

Afhængigt af din relation til os kan vi behandle:

• Navn, fødselsdato, e-mailadresse, telefonnummer og loginoplysninger.
• Adresse og leveringsoplysninger.
• Oplysninger fra din medlemsansøgning, herunder Instagram- og TikTok-profil, hvordan du hørte om os, og eventuel henvisningskode.
• Profilbillede, ønskeliste, medlemsstatus og historik om medlemskab og udlejninger.
• Betalings- og fakturaoplysninger, transaktionsstatus samt kunde- og abonnementsidentifikatorer fra Stripe. Vi modtager ikke dine fulde kortoplysninger.
• Status og resultater fra Stripe Identity, herunder om billed-ID og selfie er godkendt, og om navn og fødselsdato matcher ansøgningen. Vi gemmer ikke dokument- eller selfiebillederne i vores egen database.
• Dokumentation for din elektroniske accept af vilkår og tilladelse til senere automatisk betaling.
• For ældre medlemsforløb kan vi fortsat opbevare underskrevne aftaler og historiske oplysninger fra Nextsign.
• Leverings-, tracking- og returoplysninger.
• Oplysninger om skader, herunder beskrivelser, billeder, vurdering, korrespondance og eventuelle krav eller fakturaer.
• Henvendelser til kundeservice samt nødvendige interne noter og administrative logoplysninger.
• Nyhedsbrevssamtykke og oplysninger om udsendelser, åbninger og klik, når du har samtykket.
• Tekniske oplysninger som IP-adresse, enhed, browser, cookie-id, sidevisninger og kampagneoplysninger, når det er tilladt efter dit cookievalg.

Vi beder dig om ikke at sende følsomme personoplysninger, medmindre vi konkret har bedt om dem, og der er et lovligt og nødvendigt formål.

Vi behandler oplysninger til følgende formål:

• Ansøgning, identitetskontrol og medlemsvurdering: For at oprette og behandle din ansøgning, kontrollere identitet og alderskrav samt foretage en manuel vurdering. Grundlaget er skridt forud for en mulig aftale og vores legitime interesse i at administrere en privat medlemsklub og forebygge misbrug, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og f.
• Medlemskab og udlejning: For at administrere konto, betaling, abonnement, udlejning, returnering, support og medlemsfordele. Grundlaget er opfyldelse af vores aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.
• Betaling og regnskab: For at opkræve betaling, udstede fakturaer og opfylde bogførings- og skattekrav. Grundlaget er aftalen og vores retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra b og c.
• Levering: For at sende og modtage tasker og give leveringsoplysninger til GLS. Grundlaget er opfyldelse af medlemsaftalen, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.
• Skader og krav: For at dokumentere og behandle skader, afgøre ansvar og fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. Grundlaget er aftalen og vores legitime interesser, jf. artikel 6, stk. 1, litra b og f.
• Sikkerhed og misbrugsforebyggelse: For at beskytte medlemmer, tasker, systemer og vores forretning samt føre nødvendige admin- og sikkerhedslogs. Grundlaget er vores legitime interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.
• Nyhedsbrev: For at sende nyheder og markedsføring via Klaviyo, når du aktivt har tilmeldt dig. Grundlaget er dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan altid afmelde dig.
• Statistik og digital markedsføring: For at forstå brugen af hjemmesiden, måle kampagner og vise relevant annoncering via Google, Meta og TikTok. Grundlaget er dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.
• Henvisningsprogram: For at registrere en ambassadørhenvisning, beregne medlemskredit og måle programmets effekt. Cookiebaseret lagring og analyse sker kun efter det relevante samtykke.

Alle medlemsansøgninger vurderes manuelt. Vi kan blandt andet lægge vægt på oplysningerne i ansøgningen og de sociale medieprofiler, du selv har oplyst. Vi træffer ikke afgørelser om medlemskab, der alene er baseret på automatisk behandling eller profilering.

Vi modtager hovedsageligt oplysninger direkte fra dig. Vi kan også modtage identitets- og betalingsstatus fra Stripe, leveringsstatus fra GLS og tekniske kampagne- eller brugsoplysninger fra de tjenester, du har samtykket til. Ved medlemsvurderingen kan vi se de sociale medieprofiler, du selv har oplyst. For ældre forløb kan vi fortsat opbevare historisk underskriftsstatus fra Nextsign.

Vi videregiver eller overlader kun oplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Vi bruger blandt andet:

• Vercel til hosting og teknisk drift.
• Supabase til database, login, filopbevaring og backendfunktioner. Projektets primære region er Central Europe.
• Stripe til Identity, gemte betalingsmetoder, betalinger, abonnementer, fakturaer og betalingsrelateret kundeservice.
• Nextsign alene til opbevaring af historiske elektroniske underskrifter og medlemsaftaler fra det tidligere flow.
• One.com til e-mail. One.com oplyser, at EU-kunders data opbevares i Danmark.
• Klaviyo til nyhedsbreve og markedsføringskommunikation.
• GLS som selvstændig modtager af navn, adresse, e-mail og telefonnummer med henblik på transport og levering.
• Google, Meta og TikTok til statistik og markedsføring, men kun i det omfang dit samtykke tillader det.
• Revisor, rådgivere, myndigheder eller domstole, når det er nødvendigt eller retligt påkrævet.

Vi sælger ikke dine personoplysninger.

Nogle leverandører eller deres underleverandører kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, herunder i USA. Når det sker, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og vurderer behovet for supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Du kan kontakte os, hvis du ønsker mere information om grundlaget for en konkret overførsel.

• Afviste og ufuldstændige ansøgninger slettes som udgangspunkt efter 7 dage.
• Oplysninger om aktive medlemmer gemmes, mens medlemskabet administreres.
• Almindelige profiloplysninger og udlejningshistorik slettes eller anonymiseres som udgangspunkt 2 år efter seneste aktivitet.
• Regnskabs- og fakturamateriale gemmes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Skadesbilleder og detaljer slettes som udgangspunkt 12 måneder efter, at sagen er afsluttet.
• Ved en konkret tvist eller et konkret retskrav kan relevante oplysninger gemmes, indtil sagen er endeligt afsluttet.
• Underskrevne medlemsaftaler slettes som udgangspunkt 12 måneder efter, at medlemskabet og alle tilknyttede forpligtelser er afsluttet.
• Nyhedsbrevsoplysninger behandles, indtil du afmelder dig. Begrænset dokumentation for samtykket kan gemmes i op til 2 år efter sidste markedsføringshenvendelse.
• Sikkerheds- og adminlogs gemmes som udgangspunkt højst 12 måneder, medmindre en konkret sikkerhedshændelse kræver længere opbevaring.
• Cookielevetider fremgår af vores cookiepolitik.

Fristerne kan fraviges, hvis lovgivningen kræver længere opbevaring, eller hvis oplysninger er nødvendige i en konkret verserende sag. Herefter slettes eller anonymiseres de.

Afhængigt af omstændighederne har du ret til at:

• Få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
• Få urigtige oplysninger rettet.
• Få oplysninger slettet eller behandlingen begrænset.
• Gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
• Modtage visse oplysninger i et struktureret format og få dem overført.
• Trække et samtykke tilbage uden betydning for lovligheden af den tidligere behandling.

Du kan anmode om at få slettet din konto eller udøve andre rettigheder ved at skrive til info@copenhagencloset.dk. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte din identitet.

Kontakt os gerne først, hvis du er utilfreds med vores behandling. Du har også ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, via datatilsynet.dk.

Vi opdaterer politikken, når vores behandling, leverandører eller reglerne ændrer sig. Datoen øverst viser, hvornår politikken senest blev opdateret. Ved væsentlige ændringer informerer vi på en passende måde.